In verschiedenen Situationen, ob auf der Arbeit, im Vereinsleben oder im Privaten, wenn zum Beispiel eine große Feier organisiert werden soll, müssen viele Menschen das selbe Anschreiben erhalten. In diesem Fall hilft ein maschinell erstellter Serienbrief ungemein weiter. Einfach den Text formulieren und dann erledigt Microsoft Office den Rest von alleine. Automatisch wird Adresse und die Anrede so angepasst, sodass jeder Adressat auch persönlich angesprochen wird.
Mit den Microsoft Office Produkten Word und Excel ist die Erstellung eines solchen Serienbriefs kinderleicht. Dabei arbeitet man gleichzeitig mit beiden Programmen. In Excel wird eine Tabelle erstellt, in der Anrede und Adresse hinterlegt werden und in Word das Schreiben formuliert.
Wie du einen solchen Serienbrief erstellen kannst, erfährst du in diesem Tutorial.
Eine Excel-Tabelle mit den Daten anlegen
Damit Office überhaupt einen Serienbrief erstellen kann, musst du zuerst eine Datenquelle anlegen. Hierfür überträgst du die Anrede und die nötigen Adressdaten in eine Excel-Tabelle. In dieser Tabelle müssen die erforderlichen Informationen fein säuberlich eingetragen werden, denn jeder Fehler hier überträgt sich selbstverständlich auch auf den Serienbrief.
Die Tabelle muss die folgenden Spalten umfassen:
1. Andrede und ggf. Titel
2. Vorname
3. Nachname
4. Straße und Hausnummer
5. Postleitzahl
6. Ort
7. Ausformulierte Anrede
Wenn du ein digitales Adressbuch wie beispielsweise Outlook verwendest, kannst du die Daten aus diesem oft als .csv-Datei ausgeben und sie so in Excel importieren.
Die Tabelle formatierst du mit der Tastenkombination STRG+T als intelligente Tabelle, damit Office später auch die Tabelle erkennen kann.
Den Brief in Word verfassen
In einem zweiten Schritt erstellst du das Anschreiben in Word. Damit genügend Platz für die Adresse und die Anrede ist, solltest du einige Zeilen frei lassen.
Als nächstes nutzt du, um den Serienbrief zu erstellen, den Seriendruck-Assistenten. Diesen findest du unter der Registerkarte „Sendungen“ und dem Dropdown-Menü „Seriendruck starten.“
In diesem Dropdown-Menü wählst du die Option „Briefe“ aus, jetzt ist der Serienbrief aktiviert. Am einfachsten ist die Arbeit, indem du den „Seriendruck-Assistenten mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen“ benutzt.
Der Assistent führt dich durch die Erstellung des Serienbriefes. Hier wählst du im ersten Schritt „Briefe“ aus, im zweiten „Aktuelles Dokument verwenden.“ Im dritten Schritt fragt Word dich, welche Adressen du benutzen möchtest. In diesem Fall wählen wir „Vorhandene Liste verwenden“ aus.
Mit einem Klick auf „Weiter: Schreiben Sie ihren Brief“ öffnet sich ein Fenster, indem du nach der Datenquelle für die Adressen gefragt wirst. Hier navigierst du dich zu der Excel-Datei, in der du deine Adressen gespeichert hast und bestätigst mit „Ok.“
Den Serienbrief erstellen
Jetzt kannst du deine Serienbriefe erstellen. Hierfür nutzt die Bedienelemente in der Registerkarte um den Adressblock und die Grußzeile einzufügen.
Hier kannst du in den jeweiligen Assistenten die passenden Informationen auswählen, damit die Zeilen stimmig sind. Wenn du in der Excel-Tabelle so vorgegangen bist wie beschrieben, kannst du sehr individuelle Anreden verfassen. Um Zeit zu sparen, kannst du in Excel auch weniger Informationen (wie eine individuelle Anrede) eingeben – damit wird der Serienbrief allerdings auch unpersönlicher.
Im nächsten Schritt kannst du dir die Vorschau auf deine Briefe anzeigen lassen und hier Fehler korrigieren. Der sechste und letzte Schritt erlaubt es dir, die Serienbriefe zu verschicken.
Der Assistent für Serien-Emails funktioniert sehr ähnlich.
Microsoft Office ist unteranderem in folgenden Ländern verfügbar: Niederlande, Australien, Dubai, Indien, Mexico, USA, Canada, Frankreich, Italien, Spanien, Polen, Rumänien, Schweden, Türkei, Tschechien, Ungarn, Slowenien, Litauen, Lettland, Finnland, Estland, Dänemark, Griechenland und Slowakei.