Dauert die Berichterstellung in Excel sehr lange? Sind die Datenmengen kaum überschaubar? Kommen immer wieder neue Daten dazu, müssen falsche Eingaben korrigiert werden? Um wirklich praktische Exceltabellen zu erstellen, reichen Filter, Sortierungen und Formeln oft nicht aus – dann ist eine Pivot Tabelle viel praktischer. Mit den Pivot Tabellen von Microsofts Excel stellt der Tech-Gigant aus Redmont ein weiteres praktisches Tool zur Datenverarbeitung im Office Paket bereit.
In einer solchen Tabelle sammelt Excel die Daten nur und wertet diese aus. An anderer Stelle können die Daten beliebig geändert werden. Diese Änderungen werden in der Pivot Tabelle übernommen – die Tabelle selbst ändert an den Daten und ihrer Reihenfolge allerdings nichts.
Mit diesem Tool ist es viel einfacher den Überblick über die Daten zu behalten und eine Pivot Tabelle braucht nur wenige Klicks! Je größer die Datenmenge ist, die verarbeitet werden muss, desto größer sind die Vorteile die eine Pivot Tabelle bietet – nicht umsonst gelten die Pivot Tabellen auch unter den versierten Excel Nutzern als das Non-plus-ultra.
Die Datenbereiche für die Excel Tabelle auswählen
Um eine Pivot Tabelle mit Excel zu erstellen wechselst du in Excel oben in den Reiter „Einfügen“ und wählst unter dem Menübereich „Diagramme“ das Drop Down Menü „Pivot Chart“ aus. Um eine Pivot Tabelle zu erstellen fordert dich Excel im nächsten Schritt auf, die Datenbereiche auszuwählen.
Nachdem du deine ausgewählten Datenbereiche bestätigt hast, kannst du auswählen, wo du deine Pivot Tabelle platzieren möchtest.
Tipp: Um deine Arbeitsblätter übersichtlich zu gestalten solltest du deine Pivot Tabelle auf einem weiteren Arbeitsblatt platzieren.
Wenn du die Pivot Tabelle auswählst erscheint auf dem Bildschirm ein weiteres Interface mit dem Namen „Pivot Tabelle-Feldliste.“ Hier kannst du auswählen, welche Felder der ausgewählten Datenreihen du in der Pivot Tabelle anzeigen lassen möchtest. Wenn du die Felder anwählst, kannst du als nächstes festlegen, welche Funktion diese Felder haben.
Die Pivot Tabelle gestalten
· Berichtsfilter: Diese Funktion erlaubt es dir später, wenn die Pivot Tabelle fertig ist, schnell Teilbereiche auszuwählen.
· Spaltenbeschriftungen: Hier kannst du die Daten definieren, die als Spalte angezeigt werden sollen.
· Zeilenbeschriftungen: Hier werden die Daten definiert, die in den Zeilen gelistet werden sollen.
· Werte: Hier werden die Daten bestimmt die tatsächlich summiert oder analysiert werden.
Die einzelnen Inhalte für diese vier Fenster werden durch ziehen aus dem oberen Fenster in eines der unteren vier Felder bestimmt.
Jetzt hast du deine erste Pivot Tabelle erstellt. In dieser kannst du weitere Filter hinzufügen und die Daten nach Herzenslust sortieren.
Das Design der Pivot Tabelle anpassen
Die Pivot Tabelle kannst du wie andere Tabellen auch nach deinen Wünschen anpassen. Hierfür klickst du ein Feld in der Pivot Tabelle an und oben in Excel erscheint die Registerkarte „Pivot Chart Tools.“ In dieser kannst du verschiedene Optionen auswählen, um die Tabelle zu perfektionieren.
Nicht nur die Farbgebung in der Tabelle kannst du auswählen, auch das Format von beispielsweise Zahlen kannst du mit diesen Tools festlegen. Anstelle von realen Zahlen kannst du dir deine Zahlen jeweils als Währung oder Datum darstellen lassen.
Filtern in der Pivot Tabelle
Indem du im Interface „Pivot Table-Feldliste“ neue Filter in das Feld „Berichtsfilter“ ziehst, kannst du nach Kategorien filtern, die du in der Urliste festgelegt hast. Das erlaubt dir beispielsweise nach Jahren oder Monaten zu filtern.
Je nachdem, wie du diese Filter anwenden willst, kannst du diese auch in das Feld „Spaltenbeschriftungen“ ziehen. Je nachdem wo du die Filter ablegst, ändert die Pivot Tabelle ihr Aussehen – es ist dir überlassen, was für dich am besten funktioniert.