Outlook hat zusammen mit der Internetversion Outlook.com einen Marktanteil unter den Email Anbietern von 11% weltweit und ist damit eines der beliebtesten Emailprogramme der Welt.
Mehr Nutzer haben nur noch Apple und Google Gmail. Bei den reinen Computerprogrammen – ohne Smartphones oder andere tragbaren Endgeräte – ist Outlook das meist genutzte Email Programm der Welt. In den allermeisten Büros gehört die Arbeit mit Outlook zum Alltag. Auch in immer mehr Haushalten, die Betriebssysteme von Windows benutzen, ist Outlook präsent, da es je nach Version (beispielsweise Windows 10 Professional) Teil des Betriebssystems ist.
Outlook bietet eine vielseitige Kommunikationsverwaltung, ein gutes Adressbuch, eine benutzerfreundliche Terminplanungssoftware und eine übersichtliche Aufgabenverwaltung. Außerdem gibt es Funktionen, mit denen du die Arbeit deines Teams organisieren kannst und direkte Verbindungen zu den anderen Office Programmen wie Word, Excel, Power Point und OneNote.
Tipp 1: Quicksteps
Die Outlook Quicksteps sind eine praktische Funktion, die dir erlaubt, mehrere Arbeitsschritte zu einer einzigen Aktion zusammen zu fassen. Einmal eingerichtet kannst du Outlook mehrere Arbeitsschritte abarbeiten lassen, indem du nur einmal den Schnellzugriff aufrufst. Bei Routineaufgaben kannst du dir damit viel Zeit und Aufwand ersparen.
Eine typische Anwendung für solche Quicksteps ist zum Beispiel das automatische Verschieben einer Mail in einen bestimmten Ordner. Hier erlaubt dir Outlook verschiedene Kategorien auszuwählen, um eine Mail automatisch einem Ordner zuzuordnen, wie den Absender, den Betreff oder die Wichtigkeit der Mail.
Tipp 2: Signaturen
Eine Signatur am Ende einer geschäftlichen Email sieht nicht nur seriös aus oder gehört zum guten Ton, beim gewerblichen Schriftwechsel ist sie sogar gesetzlich vorgeschrieben. Sie dient als eine Visitenkarte für deine Mail und sollte dementsprechend ansprechend aussehen.
Outlook bietet dir hierfür die verschiedensten Gestaltungsmöglichkeiten, vor Schrifttype, Größe, Format, Farbe und vielem mehr. Außerdem kannst du anstelle einer Signatur auch deine elektronische Visitenkarte (vCard) in deine Email einbinden.
Wir haben ein ausführliches Tutorial zum Erstellen einer Outlooksignatur (bitte verlinken, wenn andere Beitrag online ist.) für dich, in dem wir erklären, worauf du alles achten musst, wenn du deine Signatur erstellst und diese optimal gestaltest.
Tipp 3: Farbige Kategorien
Indem du deine Elemente (Aufgaben, Termine, Mails, Projekte) in Kategorien sortierst, kannst du die verschiedenen Elemente, die du mit Outlook organisieren kannst, in einen Zusammenhang bringen.
Die Farben machen die Verknüpfungen von Aufgaben, Terminen, Mails und Projekten übersichtlicher und du kannst durch den Zugriff auf eine Kategorie die zugehörigen Daten aufrufen.
Indem du eine Mail, einen Kontakt, einen Termin und so weiter einer farbigen Kategorie zuordnest, kannst du alles, was du der jeweiligen Kategorie zugeordnet hast, automatisch zusammenfassen und zusammen anzeigen lassen.
Du kannst auch mit einem Filter Kategorien ausblenden oder alle Ordner nach einer Kategorie durchsuchen. Hierfür gehst du im Menüband „Suchen“ auf „Kategorisiert“ und suchst nach dem Namen der Kategorie.
Tipp 4: Die Office Anwendungen verknüpfen am Beispiel OneNote
Microsoft Office bietet dir mit dem OneNote (Bestandteil von Microsoft Office für Windows) Programm ein digitales Notizbuch an. Du kannst es aber nicht nur einfach für Notizen verwenden. Verschiedene Vorlagen machen es zu einem praktischen Tool für Gesprächsprotokolle, Checklisten und vielem mehr.
Außerdem kannst du mit OneNote handschriftliche Notizen in Maschinenschrift umwandeln oder Rechenaufgaben erledigen. Indem du OneNote mit Outlook verknüpfst. Jetzt kannst du deine Notizen aus OneNote in Outlook einbinden und Aufgaben aus Outlook in OneNote anzeigen lassen.
Tipp 5: Einen Gruppenkalender erstellen
Um einen übersichtlichen Kalender für die ganze Arbeitsgruppe zu erstellen, in dem die einzelnen Mitglieder die Termine und Aufgaben der anderen sehen können, kannst du entweder die Kalender aller Mitarbeiter zusammenfassen oder einen separaten Gruppenkalender erstellen. Ein Kalender mit den Terminen aller wird schnell unübersichtlich, deswegen stellen wir dir hier vor, wie du einen Gruppenkalender erstellst.
Im Menü Kalender findest du den Punkt „Kalender verwalten“ und das Icon Kalendergruppe oder Gruppenkalender. Hier kannst du mit der Funktion „Neue Kalendergruppe“ erstellen eben jenes erledigen. Nachdem du der Gruppe einen Namen gegeben hast, kannst du die Namen aus deiner Outlook Kontaktliste diesem Gruppenkalender hinzufügen.
In der Kalenderübersicht kannst du dir beliebig viele Kalender anzeigen lassen – und ebenso viele persönliche oder Gruppenkalender erstellen.
Tipp 6: Aufgaben im Kalender verwalten
Outlook bietet dir die Möglichkeit Aufgaben an andere Teammitglieder weiter zu geben. Damit kannst du dir Luft für wichtigere Aufgaben verschaffen und gleichzeitig den Bearbeitungsfortschritt der Aufgabe im Auge behalten.
Im Kalender findest du die Funktion Tägliche Aufgabenliste und wählst die Variante „Normal“ aus. Jetzt werden deine Aufgaben in deinem Kalender angezeigt und du kannst diese einfach per Drag and Drop bei den einzelnen Tagen hin und her verschieben. Das jeweilige Fälligkeitsdatum passt Outlook automatisch an.
Wenn du eine Aufgabe aufrufst, findest du oben die Funktion „Aufgabe zuweisen“ und kannst diese an einen Namen oder eine Emailadresse verweisen, das Anfangs- und das Fälligkeitsdatum einstellen und ggf. eine Serie erstellen.
Um die Bearbeitung der Aufgabe nachzuvollziehen findest du im Menü „Ansicht“ den Punkt „Zugewiesen“. Hier kannst du sehen, welchen Status die Person der Aufgabe zugewiesen hat, die sie bearbeitet.
Tipp 7: Individuelle Regeln
Outlook erlaubt es dir, einfache automatisierte Regeln zu erstellen, um Routineaufgaben automatisch zu erledigen. So kannst du Outlook deinen Posteingang automatisch sortieren lassen, automatische Antworten erstellen oder bestimmte Emails weiterleiten bzw. kategorisieren.
Zum Beispiel kannst du die Regel erstellen, dass jede Mail in deren Betreff der Begriff „Buchhaltung“ auftaucht, automatisch in den Ordner Buchhaltung verschoben wird. Diese Sortierung funktioniert auch für Absende-Emailadressen. So kannst du effektiv dafür sorgen, dass alle Mails zu einem bestimmten Projekt nicht in einem unübersichtlichen Postfach verschwinden, sondern jeweils in einem relevanten Ordner landen.
Oder du hast an einem Projekt gearbeitet, für das du jetzt nicht mehr zuständig bist oder die Aufgabenverteilung hat sich verändert. Indem du eine automatische Weiterleitung in Outlook einrichtest kannst du jede neue Email automatisch an einen Kollegen weiterleiten. Hierfür kannst du verschiedene Kriterien festlegen, wie Absender oder Betreff.
Der wichtigste Tipp zum Schluss: Tastenkombinationen für Emoticons
Eigentlich kennt Outlook nur wenige verschiedene Emoticons – typisch für eine ernste Büroanwendung.
Damit Outlook die gängigen Smileys auch tatsächlich in der Mail anzeigt, kannst du mit den üblichen Tastenkombinationen arbeiten (beispielsweise :), :( und so weiter). Die Tastenkombinationen findest du in der Funktion Autokorrektur. Hier musst du zuerst die Autokorrektur einschalten und das Feld „Während der Eingabe ersetzen“ mit einem Häkchen markieren. Die Tastenkombinationen findest du im Feld unterhalb dieser Funktion.
Aber das heißt noch lange nicht, dass man im Büro nicht lachen darf. Damit du deine Lebensfreude auch in deinen Outlook Emails ausdrücken kannst, kannst du jetzt zum Glück so viele Emoticons einbinden, wie du möchtest.
Wir wünschen dir viel Spaß beim Umsetzen dieser Tipps in deinem Arbeitsalltag!