Microsofts Tabellenrechnungsprogramm Excel kann über 300 verschiedene Funktionen ausführen – kaum jemand kann diese unüberschaubaren Möglichkeiten überblicken. Aber schon mit 10 grundlegenden Excel-Funktionen kannst du dir schon viel Arbeit ersparen. Einfache kleine Helfer im Alltag kannst du in wenigen Schritten programmieren – zum Beispiel ein Haushaltsbuch.
Excel unterscheidet zwischen Formeln und Funktionen
Wenn du die Möglichkeiten die Excel dir bietet voll ausnutzen möchtest, musst du verstehen, dass Excel zwischen Formeln und Funktionen unterscheidet. Im Programm ist einer Funktion immer ein einzelnes Wort zugeordnet, dem ein Gleichheitszeichen voransteht (=) und mehrere Argumente für die Funktion folgen.
Zum Beispiel kannst du die Summe von verschiedenen Werten mit dem Befehl =SUMME(A3:A5) abfragen – jetzt summiert Excel die Werte in den Feldern A3 bis A5. Wenn du mehrere Befehle hintereinander folgen lässt, entsteht eine Funktion.
Die 10 wichtigsten Excel Funktionen Nr 1: Die Tabelle sortieren
Umfangreiche Exceltabellen werden schnell unübersichtlich. Daher bietet es sich an, eine Funktion zu programmieren, die es dir erlaubt die Tabelle schnell und komfortabel nach verschiedenen Gesichtspunkten zu sortieren – zum Beispiel Datum, Kostenfaktor und Betrag.
Hier bietet dir Excel die Möglichkeit deine Liste in eine Tabelle umzuwandeln, die du mit einem Dropdown Menü versiehst. Hierfür markierst du alle Felder die sortiert werden sollen (Hier die Zeilen 3-13 und die Spalten C – F) und wählst oben den Reiter „Einfügen“ aus. Auf der linken Seite findest du die Schaltfläche „Tabelle“ und bestätigst deine Feldauswahl. Jetzt erscheinen oben die Menüs, mit denen du deine Tabelle so sortieren kannst, wie du möchtest.
Die 10 wichtigsten Excel Funktionen Nr 2: SUMME
Eine ganz einfache und wohl meist genutzte Funktion ist einfach: =SUMME. Wie der Name schon sagt ist es einfach die Summe der ausgewählten Werte. Die neuesten Excel Versionen bieten dir diese Funktion bereits automatisch unten rechts zusammen mit dem Arithmetischen Mittel und der Anzahl der ausgewählten Felder an, wenn du mehrere Felder markierst.
Die Funktion funktioniert sowohl mit einzelnen Feldern, als auch mit ganzen Bereichen. Das Ergebnis von =SUMME(A1;A2;A3) ist das gleiche wie von =SUMME(A1:A3).
Zusätzlich kannst du unter dem Menüpunkt „Start“ oben rechts die „Auto Summe“ nutzen. Wenn du beispielsweise in der Spalte B Werte heruntergeschrieben hast und die freie Zelle darunter ausgewählt hast, rechnet Excel automatisch die darüberstehenden Werte zusammen.
Die 10 wichtigsten Excel Funktionen Nr 3: WENN
Eine der vielseitigsten Funktionen von Excel ist =WENN – mit dieser kannst du Rechenaufgaben nur auf einzelne Felder anwenden. Zuerst prüft Excel bei diesem Befehl, ob für einen Wert in deiner Tabelle die Anforderungen aus dem Befehl erfüllt sind und wendet die Aufgabe nur dann an, wenn diese erfüllt sind.
Zum Beispiel kannst du Excel so eine Summe errechnen lassen, wie viel Rabatt auf Rechnungsbeträge insgesamt gewährt wird, wenn nur auf Bestellungen von 100 Euro oder mehr 10% Rabatt anfallen.
Im Feld A1 definierst du Rabatt und in A2 den Ausgabewert. Deine Tabelle besteht aus den Feldern D3 bis D13. Der Excelbefehl ist =WENN(A2>=100;A2*10%;0). Übersetzt steht hier =WENN(in A2 werden Werte präsentiert, die größer oder gleich 100 sind und dann werden hiervon 10% verrechnet, sonst nicht).
Die 10 wichtigsten Excel Funktionen Nr 4: SUMMEWENN
Wenn du in einer Kostenaufstellung verschiedene Kostenfaktoren hast und automatisch die Summe eines Kostenfaktors errechnen lassen möchtest, kannst du dies mit dem Befehl =SUMMEWENN machen. Jetzt kannst du in einer Spalte den Kostenfaktor definieren und in der anderen die Höhe der Kosten. Der Nachteil hier ist, dass du nur einen Faktor auf einmal addieren kannst.
Als erstes suchst du dir das Feld aus, indem du den errechneten Wert anzeigen lassen willst – zum Beispiel das Feld A2 und definierst deinen Kostenfaktor in A1. Dann gibst du in der fx Zeile den Befehl =SUMMEWENN gefolgt von den relevanten Bereichen – der Tabelle, aus der du die Summen errechnen möchtest.
Das könnte also C3:C13 und D3:D13 sein. Genau heißt der Befehl dann =SUMMEWENN(C3:C13;A1;D3:D13). In der Funktion kann A2 auch durch das Wort für den Kostenfaktor ersetzt werden – dann ist es nur wichtig an die Anführungszeichen zu denken.
Die 10 wichtigsten Excel Funktionen Nr 5: ZÄHLENWENN
Diese Funktion ist ähnlich wie SUMMEWENN – aber anstatt dir eine Summe zu präsentieren, wird dir angezeigt, wie oft ein bestimmter Begriff in einer Tabelle auftaucht. Wenn du also =ZÄHLENWENN eingibst, erhältst du die Häufigkeit des Kostenfaktors – nicht dessen Summe.
Du gehst fast genauso vor wie bei =SUMMEWENN. Die Funktion in Feld A2 lautet zum Beispiel =ZÄHLENWENN(C3:C13;“Hallo“). Jetzt wird dir im Feld A2 angezeigt, wie oft der in definierte Wert „Hallo“ im Bereich C3 bis C13 vorkommt.
Die 10 wichtigsten Excel Funktionen Nr 6: MITTELWERT
Der Arithmetische Mittelwert ist ein nützlicher Wert auf der Statistik. Es ist einfach nur die Summe, dividiert durch die Anzahl der Summanden. Hierfür gibt es die Funktion =MITTELWERT.
Wie bei den Funktionen SUMME, SUMMEWENN oder ZÄHLENWENN markierst du das Feld, indem du dir den Mittelwert anzeigen lassen möchtest und dann die Felder, aus denen Excel den Mittelwert ziehen soll. In der Tabelle befinden sich die Kosten der Lebensmittel in den Feldern D5,D7,D9 und D13. Die Formel ist also =MITTELWERT(D5;D7;D9;D13).
Die 10 wichtigsten Excel Funktionen Nr 7: RUNDEN
Ein einfacher, aber nützlicher Befehl ist =RUNDEN – immer wenn es in einer Tabelle um Geld geht kannst du mit diesem Befehl Excel mitteilen, dass kaufmännisch auf 2 Nachkommastellen gerundet werden soll. Du kannst natürlich auch beliebig viele andere Nachkommastellen anzeigen lassen.
Mit der Funktion =RUNDEN(D3:D13;2) kannst du alle Beträge in den Feldern D3 bis D13 auf zwei Nachkommastellen abrunden. Wenn du zum Beispiel immer auf 5 Cent runden möchtest kannst du dem Befehl auch dieses Argument hinzufügen. Jetzt hieße der Befehl =RUNDEN(D3:D13;2)/20
Die 10 wichtigsten Excel Funktionen Nr 8: Kalenderfunktionen
Excel kann nicht mit dem Kalendersystem rechnen. Stattdessen arbeitet das Programm mit einer fortlaufenden Zahl für die Tage seit dem 1. Januar 1900 wenn es darum geht, die Anzahl von Tagen zwischen zwei oder mehr Tagen zu errechnen.
· Der Befehl =HEUTE() zeigt das heutige Datum ein.
· Der Befehl =MONAT(HEUTE()) erzeugt eine Zahl für den aktuellen Monat – die 11 für November.
· Die Zahl, mit der Excel rechnet kannst du auch anzeigen lassen, indem du den Befehl =DATWERT(„19.11.2019“) ausführst – Excel rechnet hier mit dem Wert 43788.
· Du kannst auch für ein Datum die Kalenderwoche anzeigen lassen. In Europa beginnt die erste Kalenderwoche des Jahres in der Woche mit dem ersten Donnerstag im Januar. Excel befiehlst du mit diesem System zu rechnen, indem du den Wert 21 hinter dem Feldnamen im Befehl eingibst.
Der 19.11.2019 liegt in der Kalenderwoche 44. Die entsprechende Woche kannst du mit =KALENDERWOCHE(E3;21) anzeigen lassen. Um den Befehl auf mehrere Tage anzuwenden, kannst du die Funktion auf ein Datum anwenden, das Ergebnis markieren und einen Rahmen um die Felder ziehen, wo du die Kalenderwoche sehen möchtest.
Die 10 wichtigsten Excel Funktionen Nr 9: Diagramme erstellen
Wenn du die Daten aus deiner Excel Liste in einem Diagramm darstellen möchtest, ist das mit wenigen Schritten getan. Um zum Beispiel ein Kreisdiagramm zu erstellen, wählst du den Reiter „Einfügen“ aus. Im Bereich Diagramm findest du den kleinen Button „Kreisdiagramm“.
Hier kannst du eine Fläche erstellen, auf der du das Diagramm erstellen möchtest. Mit einem Rechtsklick auf die Fläche und den Punkt „Daten auswählen“ kannst du die Daten für das Diagramm auswählen. In dem Fenster, dass sich jetzt öffnet, kannst du oben die entsprechenden Felder dem Diagrammdatenbereich hinzufügen.
Den Namen des Diagramms kannst du ändern, indem du Diagrammtitel markierst und einen Titel deiner Wahl eingibst.
Die 10 wichtigsten Excel Funktionen Nr 10: Transponieren
Wenn du deine Daten in deine Liste übertragen hast und dir auffällt, dass du aber die einen Daten nicht in Spalten, sondern in Zeilen und andersherum brauchst, musst du nicht mit der Arbeit von vorn beginnen. Du musst einfach nur die Daten markieren, kopieren (STRG+C) und wo anders neu einfügen. Aber anstatt am neuen Ort nur einfügen (STRG+V) zu drücken, machst du einen Rechtsklick und wählst als Einfügeoption „Transponieren“ aus – Fertig!