Oft genug kommen über die Zeit ein Haufen Dateien zusammen. Zum Beispiel bei einer Buchhaltung eines Unternehmens sammeln sich im Laufe eines Jahres viele Rechnungen an, die alle in einem Ordner landet, in dem man schnell die Übersicht verliert.
Wie schön wäre es, einfach die Namen der Dateien in einem Excel-Arbeitsblatt auslesen und weiterverarbeiten zu können!
Tatsächlich lässt sich das mit Excel relativ leicht bewerkstelligen. Um bei dem Buchhaltungsbeispiel zu bleiben: Du kannst Excel mit wenigen Mausklicks befehlen, einfach alle Dateinamen in einem Ordner in ein Arbeitsblatt zu übernehmen. Jetzt kannst du sogar mit wenig Aufwand einzelne Teile des Dateinamens extrahieren und in eine andere Zelle einfügen, damit du die Datenflut auch analysieren kannst.
Dateinamen in ein Excel-Arbeitsblatt übernehmen
Um die Namen von beliebig vielen Dateien in das Excel-Arbeitsblatt zu übernehmen, gehst du ähnlich vor, wie wenn du .csv-Dateien in ein Arbeitsblatt übernehmen möchtest.
Zuerst wechselst du oben in den Reiter „Daten“ und wählst das Drop-Down Menü „Daten abrufen“ aus. Unter „Daten abrufen“ wählst du die Option „aus Datei“ und hier die Möglichkeit „aus Ordner.“ Jetzt öffnet sich ein Fenster, in du den Ordner, in dem sich die Dateien die du abrufen möchtest befinden.
Mit einem Klick auf „Ok“ öffnet sich das „Excel Power Query“-Fenster. Hier kannst du die abgerufenen Daten sehen und bei Bedarf noch mit Dateien aus anderen Ordnern kombinieren, wenn du auf „Kombinieren“ klickst.
Wenn du alle Daten ausgewählt hast, die du in Excel einfügen möchtest, bestätigst du die Auswahl mit einem Klick auf „Daten transformieren.“
Daten mit dem Power Query Editor bearbeiten
Im nächsten Schritt kannst du die Daten im „Power Query Editor“ beliebig bearbeiten. Hier kannst du zum Beispiel einstellen, welche Daten du im späteren Excel Arbeitsblatt anzeigen lassen möchtest. Wenn du die Daten aus einer Spalte beispielsweise nicht aufnehmen möchtest, kannst du diese mit einem Klick auf „Spalten entfernen“ einfach ausschließen.
Mit einem Klick auf „Speichern & Laden“ bestätigst du die Auswahl und fügst die Daten in das aktive Excel-Arbeitsblatt ein.
Vorsicht: Wenn du die Daten einmal eingefügt hast, kannst du das nicht mehr Rückgängig machen!
Die Daten in Excel weiterverarbeiten
Wenn du die Daten in Excel weiterverarbeiten möchtest, hast du das Problem, dass du die Dateinamen im Excel Power Query Editor einfach auseinandernehmen kannst.
Wenn du also die Dateinamen aufteilen möchtest, musst du hier mit Funktionen wie TEIL, LINKS oder RECHTS arbeiten. Hierfür haben wir auch ein ausführliches Tutorial.
Als kurzes Beispiel:
Um in diesem Beispiel das Datum in der einen Zelle und die Rechnungsnummer in der anderen Zelle anzeigen zu lassen benutzt du die Funktion TEIL. Diese erlaubt es dir, Teile aus einem Text in einer Zelle in eine andere Zelle zu übertragen.
Um also beispielsweise das Datum in einer anderen Zelle einzutragen, gibst du die Funktion
=TEIL(A2;1;10)
ein. Dabei bezeichnet TEIL die Funktion, A1 steht für die Zelle, aus der die Daten ausgelesen werden sollen, 1 ist die erste Ziffer (oder in einem Fall Buchstabe) der extrahiert werden soll und die 10 steht für die Anzahl Zeichen, die extrahiert werden sollen.
Jetzt taucht das Datum 13.11.2019 einzeln in einer Zelle auf. Die Funktion kann einfach für die anderen Daten übertragen werden.
Wenn du diese Funktion auch auf die anderen Teile der Dateinamen anwendest, kannst du in Windeseile sehr viele Dateinamen analysieren.