Die industrielle Revolution 4.0 ist in vollem Gange – überall wir die Digitalisierung vorangetrieben. Längst steht in jedem Büro ein Computer, längst sie die Computer vernetzt und Mitarbeiter können zusammen an Dokumenten arbeiten.
Aber der Kalender und die Aufgabenverwaltung in Outlook werden kaum genutzt – dabei liefert Microsoft mit dem Office Paket eine ungemein vielseitig einsetzbare Bürosoftwaresammlung. Trotzdem liegt auf jedem Schreibtisch noch der Tischkalender aus Papier. Dabei bietet Outlook mit der Aufgabenverwaltung so viele Möglichkeiten die eigene Workload zu strukturieren und übersichtlich zu halten.
In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie du die Aufgabenverwaltung in Outlook richtig nutzt und viel Zeit sparst.
Die Aufgabenansicht
Outlook unterstützt drei Aufgabenansichtsversionen, die jeweils unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten haben.
· Die Aufgabenliste: In der Aufgabenliste werden – wie der Name schon sagt – alle deine Aufgaben aufgeführt. Die Ansicht kannst du je filtern, zum Beispiel nach den Aufgaben, die noch unerledigt sind, die in einem bestimmten Zeitraum anstehen und dir neu zugewiesen wurden.
· Die Aufgabenpopupliste: Hier bietet Outlook dir eine Schnellansicht der ausführlichen Aufgabenliste. Hier werden die ausführlichen Einträge angezeigt, wenn du deinen Mauszeiger auf die Aufgabe führst.
· Die Kalenderansicht: Hier listet die Outlook dir deine Aufgaben in einer Kalenderansicht auf. So kannst du dir deine Aufgaben so organisieren, dass sie mit deinen übrigen Terminen nicht kollidieren. Das erleichtert dein Zeitmanagement deutlich. Durch Verschieben der Aufgabe in der Kalenderansicht, ändert Outlook auch das Fälligkeitsdatum der Aufgabe und der Unteraufgabe automatisch. Außerdem kannst du hier die Kalender auch mit denen der anderen Projektmitarbeiter oder Familienmitglieder verknüpfen und so gemeinsame Kalender organisieren und Aufgaben verteilen.
Outlook Aufgaben erstellen
Um eine Outlook Aufgabe zu erstellen, musst du das nicht zu Fuß machen, indem du eine neue Aufgabe erstellst und in dieser entsprechende Emails, Termine oder Kontakte hinterlegst. Stattdessen kannst du auch aus einer Mail, Termin und so weiter eine Aufgabe machen. Hierfür wechselst du oben einfach in den Reiter „Aufgabe“ und klickst auf den Button „Aufgabe.“ Jetzt hast du das Element bereits deinen Aufgaben hinzugefügt und kannst es entsprechend bearbeiten. Du kannst die Aufgabe anderen zuweisen, das Fälligkeitsdatum bearbeiten, die Priorität bestimmen und Erinnerungen programmieren.
Diese Funktion ist ungemein praktisch – wenn du zum Beispiel eine Mail empfängst, aus der ein Auftrag entsteht kannst du mit einem Klick auf „Aufgabe“ diese Mail direkt deiner Aufgabenliste hinzufügen und mit dem Fälligkeitsdatum oder der Erinnerung direkt in deinen Kalender integrieren. Wenn du keine Zeit für die Aufgabe hast oder diese aus anderen Gründen jemand anderem zuweisen möchtest, kannst du das auch direkt machen, ohne vorher das Email-Fenster schließen zu müssen. Mit nur einem Mausklick kannst du die Aufgabe delegieren. Wenn du jetzt noch das Feld „Status“ benutzt kannst du mit der Outlook Aufgabenverwaltung auch den Arbeitsfortschritt an dieser Aufgabe überblicken.
Aufgaben mit Outlook kategorisieren
Für mehr Übersicht in sich füllenden Aufgabenverwaltungen in Outlook kannst du einzelne Aufgaben Kategorien zuweisen. Diese sind standardmäßig nach Farben benannt, aber du kannst die Kategorie natürlich frei umbenennen. So hast du in der Aufgabenverwaltung mehr Übersicht geschaffen, indem die Aufgaben jeweils in der Farbe des Projekts angezeigt werden. Das gilt natürlich auch für Termine, Emails und Kontakte kategorisiert werden.
Um eine Kategorie umzubenennen oder anzulegen klickst du auf den kleinen Pfeil unter „Kategorisieren“ und hier auf „Alle Kategorien.“
Aufgaben mit anderen Office Programmen verknüpfen
Die einzelnen Anwendungen wie Excel, Word und Outlook gibt es auch für das Smartphone. Vor allem die Möglichkeit Outlook sowohl auf dem Computer, wie auf dem Handy zu benutzen, sollte man sich nicht entgehen lassen.
Wer sein Computer Outlook mit dem Smartphone Outlook verknüpft hat auch Unterwegs Zugriff auf die eigenen Termine und Aufgaben – denn auch die Aufgabenverwaltung funktioniert dann auf dem Smartphone, egal wo du dich aufhältst.
Außerdem kannst du deinen Outlook Kalender mit einem Google Kalender synchronisieren. Hierfür musst du deinen oder den relevanten Google Kalender nur in Outlook abonnieren.
Um einen Google Kalender in Outlook zu abonnieren gehst du in deinem Outlook auf „Datei“ und dort auf „Kontoeinstellungen.“ Hier findest du die Registerkarte „Internetkalender“ und „Neu.“ Wenn du auf „Neu“ klickst kannst du die ICAL Adresse deines Google Kalenders einfügen und den Kalender abonnieren. Die ICAL-Adresse des Google Kalenders findest du in deinem Google Kalender unter „Kalendereinstellungen.